İş hayatında fasilitasyon kavramı en basit haliyle işlerin kolaylaştırılmasına karşılık gelir. İngilizce “facilitation” kavramından dilimize giren bu sözcüğün farklı alanlarda karşılığı mevcuttur. İş yaşamında katılımı arttıran ve çalışanlar arasında işbirliği yaratan eylemlerin her birine fasilitasyon denir. Çalışanlar arasında örgütsel birlik sağlayarak işin sürecini kolaylaştırmak, fasilitasyonun ana hedeflerinden biridir.
Fasilitasyon Nedir? Fasilitatör Ne İş Yapar?
İş yaşamında fasilitasyon kavramı hakkında net bilgiler sunmadan önce fasilitasyon nedir bilmek gerekir. Fasilitasyon terimi, iş hayatında kolaylaştırıcı rehberlik anlamında kullanımı olan bir sözcüktür. Yöneticiler fasilitasyon ile birlikte çalışanların işi benimsemesine katkıda bulunmayı hedefler. Lakin fasilitasyon sürecinde didaktik olarak bilgiyi öğretmekten ziyade aktif bir sorgulama süreciyle ekiptekilerin kendi fikirlerini ortaya koyma gayesi etkindir.
Toplantıyı Fasilite Etmek
Fasilitate etmek iş yaşantısında fasilitasyon faaliyetlerinin her birine verilen isimdir. İş hayatında fasilitasyon kavramı daha çok toplantı sürecinde aktif katılım için doğru sorularla hareket etmeyi içerir. Bunun için toplantıyı organize eden kişiye büyük görevler düşer. Özellikle toplantıyı fasilite etmek sürecin daha kolay yönetilmesine olanak tanır. Böylelikle toplantı şeması en baştan belli olur. Kolaylaştırıcı görevini üstlenen fasilitatör toplantıyı etkili bir şekilde yönetirken toplantıda tıkanmanın önüne geçer.
İş hayatında fasilitasyon kavramı özellikle toplantıların gidişatını belirlemek için mühimdir. Bunun için fasilitatör, toplantı öncesinde toplantının amacına karar verir. Süreci kolaylaştıran rehber ilk olarak toplantının hedefini belirler. Bunu da toplantının bilgi verme toplantısı mı yoksa önemli kararlar gerektiren toplantı mı olduğunu sorarak yapar. Eğer toplantı bilgi verme amacını güdüyorsa fasilitatöre düşen görev en başta toplantının fiziksel olarak bir araya gelmeyi gerektirip gerektirmediğini ele almaktır. Karar verme toplantılarında ise fasilitatör toplantıya kimlerin katılacağını detaylı biçimde hazırlar.
İş Hayatında Fasilitatör Nasıl Olmalıdır?
İş yaşamında fasilitasyon uygulayıcısı aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır:
- Etkili iletişim kurma becerisi
- Bilgiyi aktarma kolaylığı sağlama yeteneği
- Ekip arası iletişimi sağlama
- Süreci yönetmek için doğru sorular sorma becerisi
- Dikkat dağıtıcıları ortadan kaldırma
- Herkesin aktif katılımını mümkün kılan programlar oluşturma
- Tarafsız olmalı
Etkin bir kolaylaştırma süreci için fasilitasyon uygulayıcısı ilk olarak etkili iletişim kapasitesine sahip olmalıdır. Bir program kağıt üstünde ne kadar iyi olursa olsun iş hayatında fasilitasyon için süreç boyunca ekip iletişimi gerekir. Ekibi bunun için yönlendirecek, diğer bir deyişle ekibe rehberlik edecek kişi kolaylaştırıcı olmaktadır. Öte yandan fasilitasyon sürecinde bilgiyi anlaşılır kılmak oldukça önemlidir. İnsanların görev tanımlarını anlamalarına yardımcı olan fasilitatör iş yaşantısının problemsiz ilerlemesini mümkün kılar.
Son olarak bir kolaylaştırıcı didaktik bir bilgi aktarımından ziyade insanların beyin fırtınasıyla sürece dahil olmalarını mümkün kılar. Bunun için de herkesin etkin çalışmasına olanak tanıyan programlar hazırlamak gerekir. Özetle, bir fasilitatörün görevleri sürece göre değişiklik göstermekle birlikte genel olarak rehberliği sağlama işlevi olduğu açıktır.
İş Hayatında Fasilitasyon Süreci Nasıl İşler
İş hayatında fasilitasyon süreci işleyişi için en büyük görev kolaylaştırma görevini yapan kişiye düşer. Fasilitasyonu uygulayan kişinin programını öncelikli olarak belirlemesi gerekir. Ancak süreçte grubun beklentilerini öğrenip, gerekirse tespit edip gruba uygun hareket etmeyi bilmesi gerekir. Öte yandan fasilitasyon sürecinde kolaylaştırıcının tarafsız olması oldukça önemlidir.
Fasilitasyon İlkeleri
Bir kolaylaştırıcının amaca yönelik bir fasilitasyon süreci yönetmesi oldukça önemlidir. Bunun için bazı fasilitasyon ilkeleri mevcuttur. Bu ilkeleri aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz:
- Güvenli bir ortam hazırlama
- Destekleyici hareket etmeye teşvik etme
- Katılımcıların ilgisini çekme
- Yönlendirici olma
- Tarafsız olma
- İşbirliğini vurgulama
İş hayatında fasilitasyon süreci için katılımcıların güvende hissedeceği ve destek alacağı ortamda olması oldukça önemlidir. Kolaylaştırıcı süreç boyunca katılımcıların ilgisini çekmeyi başarmalıdır. Kimi zaman katılımcılara soru sorarak kimi zaman da katılımcıları dinleyerek başarılı bir fasilitasyon süreci yaşamak mümkündür. Fasilitasyon sürecinde en önemli faktörlerden biri de zamandır. Bunun için tüm katılımcıların eşit konuşma hakkı tanımak gerekir. İyi bir fasilitatör sürece katılımcıları dahil etse bile her daim süreçte ipleri elinde tutar. Böylelikle olası bir zaman kaybının önüne geçerek herkesin çalışma sürecinde aktif olması mümkün olur.
